Till evenemangsarrangören
Hur kan ett evenemang på Östersjödagen vara, när måste det anmälas och vad bör man tänka på när man arrangerar dagen? Vi har samlat tips till arrangören på den här sidan!
anordna
arrangera ett publikt evenemang
En Östersjödagsaktivitet kan vara vilket publikevenemang som helst som rör havet eller vattenområden. Arrangemanget förutsätter att du engagerar dig i Östersjödagens värderingar samt tar ansvar för evenemangets säkerhet och eventuella tillståndsfrågor. Innan du anmäler evenemanget bör du bekanta dig med de instruktioner och tips som samlats på den här sidan.
Ta med en lagom stor grupp i planeringen, de bästa idéerna föds tillsammans. Evenemanget kan också arrangeras av flera olika organisationer eller av andra aktörer i samarbete!
FFQ
Dessa frågor kan bekymra dig. Här är svaren!
Vi hoppas att evenemanget hålls på Östersjödagen, det vill säga sista torsdagen i augusti. Ditt evenemang kan börja tidigt på morgonen eller först starta när kvällen blir mörk.
Inget hindrar att man anordnar ett evenemang som pågår flera dagar. Till exempel kan en havstematisk utställning vara öppen under hela augusti.
Planerna stämmer inte alltid och det viktigaste är att Östersjön firas – oavsett datum. I undantagsfall kan du alltså hålla ditt evenemang även en annan dag än Östersjödagen. I sådana fall kan du anmäla evenemanget som vanligt och lägga till information om det avvikande datumet i evenemangsbeskrivningen.
Absolut! På Östersjödagen anordnas huvudsakligen kostnadsfria evenemang och vi uppmuntrar till att arrangera gratisaktiviteter så att så många som möjligt kan njuta av festligheterna under dagen. Det är dock tillåtet att ta ut inträdes- eller deltagaravgifter. På evenemangen får man också sälja produkter eller tjänster. Insamling av medel är tillåten i enlighet med lagen om penninginsamling.
Själklart! Så länge anmälan till evenemanget är öppen för alla. Ni kan dock rikta evenemanget och anmälan till exempelvis barnfamiljer.
Anmäl ditt evenemang i god tid för att dra nytta av Itämeripäivän allmänna marknadsföring! Evenemanget bör anmälas på våren, senast 1.6. Vi publicerar evenemang även efter detta datum, fram till 25.8., men ju längre du väntar med anmälan desto svårare blir det att få publik till ditt evenemang.
Det gör inget om allt inte är klart ännu eller om uppgifterna behöver ändras senare. Det går bra att göra genom att kontakta oss: bsd@jnfoundation.fi
IDÉER OCH TIPS
Vi har samlat evenemangsidéer för Östersjödagen. Använd tipsen eller hitta på dina egna! Tänk på att evenemanget måste vara öppet för alla.
- Hitta en lämplig guide och ordna tillsammans en Östersjöpromenad. En guidad promenad kan till exempel ha temat kustens arkitektur eller historiska händelser. Alternativt kan promenaden enbart handla om att röra sig i naturen och till exempel om fågelskådning eller skräpplockning.
- Samarbeta med den som hyr ut SUP-brädor och arrangera tillsammans SUP-tävlingar eller SUP-städdagar på Östersjödagen.
- Arrangera i era lokaler en föreläsning om Östersjön som är öppen för alla. Leta efter en föreläsare utifrån ämnesvalet. Ämnet kan till exempel vara Östersjöns vrak, havet som inspirationskälla för konsten, maritima myter eller Östersjöns nyckelarter.
- Anordna ett öppet Doppet-arrangemang. Kanske kan man i samband med Doppet ordna program som passar hela familjen, som ett vattenkrig eller en sandslottstävling?
- Ta kontakt med en närliggande båtklubb och ordna ett familjeevenemang i hamnen. Ni kan bjuda in andra maritima eller lokala aktörer.
- Anordna en maritim filmvisning. Information om visningsrättigheter för filmen kan fås genom att kontakta upphovspersonen eller distributören.
- Inspireras av maritim musik och ordna Östersjödanser eller arrangera en konsert med marint tema.
- Kontakta en professionell fotograf och ordna en fotokurs. Temat kan till exempel vara landskapsfotografering eller Östersjöns djur och växter.
- Anordna en löpar- eller cykeltävling längs kusten.
- Östersjön tackar när vi återvinner och reparerar. Anordna en cykelverkstad öppen för allmänheten, en klädreparationsverkstad eller ett loppisevenemang.
- Erbjud i er restaurang mat enligt Östersjömenyn antingen på Östersjödagen eller under en längre tid, till exempel i augusti eller under hela året! Genomförandet kan vara en hel meny eller en enskild rätt.
- Sätt ihop en menypåse eller picknickkorg enligt Östersjömenyn som kan hämtas från restaurangen. Ordna en picknick på terrassen eller någon annanstans utomhus.
- Anordna en maritim matlagningskurs eller en matlagningsdemonstration på restaurangen.
- Håll en pubquiz med Östersjötema.
- Anordna en Östersjö- eller vattendragstematisk utställning, workshop, föreläsning eller guidad tur.
- Ordna en egen Östersjöpysselhörna och sagostunder för barn. Ni kan använda de färdiga materialen som samlats på Östersjödagen-sidorna.
- Om ni har ett café eller en restaurang, erbjud där mat eller tilltugg enligt Östersjömenyn.
- Håll en kostnadsfri Öppet hus-dag till ära för Östersjödagen.
- Anordna maritima gatukarnevaler för invånarna, Östersjötorg eller annat utomhusevenemang. Programmet kan bestå av till exempel informationspunkter från maritima aktörer, fartygsbesök, matstånd, musikuppträdanden, barnverkstäder eller ett gemensamt dopp i havet. Hämta inspiration från evenemang i Hangon och Turun som arrangeras på Östersjödagen.
- Anordna i er ort en Östersjön-karnevalparad och bjud in andra lokala skolor och invånare. Ni kan till exempel tillverka olika skyltar eller havslevande organismer som pryder paraden på bildlektioner.
- Förbered olika Östersjön-informationstationer och maritima föreställningar och håll öppet hus vid er skola med Itämeri-tema.
- Östersjön tackar när ni återvinner och reparerar. Anordna en öppen cykelverkstad för allmänheten, en klädreparationsverkstad eller en loppmarknad.
innan evenemanget
Checklista för evenemangsarrangören
Plan
Mieti ainakin seuraavia asioita:
- Vem är evenemanget riktat till och hur stor publik siktar du på?
- Hur är evenemanget kopplat till Östersjön eller annat vattenområde?
- Hålls evenemanget inomhus eller utomhus?
- Är evenemanget tillgängligt?
- Följer evenemanget Östersjödagens värderingar?
Säkerhet
Identifiera möjliga risker i förväg och fundera på hur evenemanget ska förberedas för olika väderförhållanden och andra särskilda situationer. Kom överens med arrangörsgruppen om ansvarsområden.
Vid större publikevenemang (fler än 200 personer på plats samtidigt) måste arrangören till exempel se till att upprätta en räddningsplan.
John Nurminen Stiftelse, som koordinerar Östersjödagen i Finland, ansvarar inte för enskilda evenemang som den inte har deltagit i.
Läs tips om att anordna ett säkert evenemang på Tukes webbplats.
Tillstånd
Bekanta dig med evenemangstillstånd i god tid och förbered dig på kommunspecifika krav för att anordna evenemang. Anvisningar finns vanligtvis på kommunens egna webbplatser. Vid större allmänna evenemang med hundratals personer måste man bland annat beakta:
- anmälan till myndigheterna
- markägarens tillstånd för evenemanget
- säkerhet, första hjälpen och räddningsplan
- tillgång till vatten
- avfallshantering och toaletter
- strömbehov
- påverkan på trafiken
- orsakat buller
- upphovsrätt för musikframföranden
Tips för marknadsföring
Välj marknadsföringsmetoder som passar ditt evenemang:
- Anmäl ditt evenemang till Östersjödagens kalender och dra nytta av den marknadsföring vi gör åt dig!
- Tagga dina Instagraminlägg @balticseaday och använd hashtags #östersjödagen #itämeripäivä #balticseaday. Vi delar detta innehåll på BalticSeaDay konto.
- Skapa ett Facebook-evenemang och tipsa om evenemanget i lokala Facebook-grupper.
- Anmäl ditt evenemang till de kostnadsfria kalendrarna i ditt område, till exempel till en evenemangskalender som kommunen eller medierna underhåller.
- Berätta om evenemanget för dina kunder/intressenter till exempel i sociala medier, i nyhetsbrevet och på webbplatsen.
- Överväg betald annonsering i sociala medier eller i annan media.
- Be dina partners, artister och samarbetspartners att dela ditt evenemang i sina kanaler.
- Ta med evenemangsbroschyrer eller affischer till områdets bibliotek, kaféer, idrottsanläggningar och andra offentliga platser. Glöm inte att fråga om lov!
- Finns det något särskilt med evenemanget som kan intressera media – tipsa en journalist.
materialbanken
Dra nytta av Östersjödagens färdiga kommunikationsmaterial. I materialbanken hittar du bland annat färdiga bilder för sociala medier samt videor.